入力は1シートだけ
1行1件で打つだけ。黄色が入力欄、灰色は自動計算です。触る場所が一目で分かります。
WORKS
3つの帳票を、1つの入力にまとめる
システムをつくる前に、二重入力だけを先になくす
同じ1件の支払いを、費用明細書・金銭受払出納帳・支払表の3つに書き写している。よく見ると3つは、同じ支払いを「費目別」「日付順の現金のみ」「支払日別」で切り出したものでした。元になる明細さえ1本あれば、あとは抽出と集計で作れます。そこで新しいシステムは作らず、いまお使いのExcelのまま、入力を1本にまとめました。
ご相談の背景
- 同じ支払いを3つの帳票に書き写していて、そのたびに転記ミスが起きる
- 帳票ごとに税抜と税込が混ざっていて、突き合わせに時間がかかる
- 支払表を支払日ごとに作り直している
- いきなりシステムを入れる前に、まず手を動かす量を減らしたい
FEATURES
つくったもの
費用明細書
費目別に自動で組み上がります。金額は税抜で出ます。
金銭受払出納帳
現金だけを抽出し、記帳日が変わるところで支払合計と累計を出します。現物と同じ1ページ31行、社長・部長・取扱者の確認印欄つきで、そのまま印刷できます。
支払表
支払予定日を変えると、その日に払う分だけに切り替わります。修理・備品と傭車運賃は別の表に分けています。
マスタ
支払先92件（銀行・口座・振込手数料の負担・営業所）と費目25件。税区分は費目から自動で決まります。
過去分の移行
1か月分の明細をそのまま取り込みました。行ごとに「確定／推定／要確認」の印を残しています。
実際の画面
※ 画面はデモ用のデータで表示しています。実際のお客様の情報ではありません。
DESIGN
設計で気をつけたこと
- 金額は税込で打つだけにしました。レシートや請求書に書いてある数字を、そのまま入力できます。税抜と消費税は税区分から自動で計算します。
- 出納帳に流れるのは現金だけ。振込は支払表へ回るよう、支払方法で自動的に振り分けています。
- 過去分を移すときに金額を推定した行には印を付け、「実際の領収書と突き合わせて直していただく前提」であることをブックの中に明記しました。分からない数字を断定しません。
- まだできていないこと（複数口座への振り分け、振込データの書き出しなど）も同じ場所に書いてあります。どこまで出来ているかが、渡した相手にも分かる状態にしています。